Digitalisering minskar kostnaderna
En vanlig syn idag är att hantering av nycklar fortfarande är ett manuellt arbete med personlig överlämning och kvittering med penna på listor i pärmar. Det är ofta oklart vilken nyckel som går vart och historik kring vem som har eller har haft en viss nyckel eller knippa är klart osäker.
Traka har sedan 90-talet arbetat med sina kunder och ta fram inte bara nyckelskåpen, utan även hur man kan sköta hanteringen i verksamheten. Resultatet är en klart mera effektiv hantering och en process som lämnar mera tid till verksamheten, inte nycklarna.
Minskad administration
Genom att respektive användare finns registrerade programvaran kan de själva hämta ut sina nycklar i skåpet. Genom att deras identitet registreras digitalt via deras passerkort behövs ingen manuell signering på papper. Givetvis går det att begränsa vilka och hur många nycklar som får hämtas ut och av vem.
Ökad tillgänglighet
Nyckelskåpet kan placeras i verksamheten så att de finns tillgängliga till behöriga personer 24/7. Ingen personal behöver finns tillgänglig för att lämna ut eller ta emot nycklar. Med en tydlig skärm kan respektive användare själv hitta rätt nyckel och förutsatt behörighet kan den hämtas ut.
Effektivare process
Alla nycklar och användare hanteras i en och samma programvara. På så vis ges alltid full kontroll på alla aktuell nycklar och personer. Alla användare använder sina befintliga passerkort eller ID06 kort så ingen extra administration krävs.
Säkrare hantering
Alla uthämtningar och återlämningar registreras digitalt och per automatik. Så länge allt hanteras korrekt fortlöper verksamheten. Om en nyckel inte lämnas tillbaka i tid kan ett mail automatiskt genereras till både aktuell person och ansvarig. Detta ger 100 % kontroll med minimalt manuellt arbete.
Miljövänligt och fokus på verksamheten
Genom att placera nyckelskåpet ute i verksamheten istället för centralt i en bemannad reception kan arbetet göras smidigare. Användare kan själva hämta nycklar för att utföra det arbete som behöver göras. Det leder till snabbare åtgärder och mindre bilkörning. Själva administrationen kan fortfarande hanteras centralt och rapporter kan enkelt ta ut för att se statistik och vilka nycklar som hanteras av vem. Slutsatsen? Trenden inom flera verksamheter är idag digitalisering och miljö. Även om visionen är att helt ta bort mekaniska nycklar kommer de finnar kvar under lång tid framöver. I och med det finns det digitala sätt att i kombination med elektroniska passersystem även hantera nycklarna på ett effektivare och smartare sätt.
- Förvaltning