KUNDCASENyckelkontroll

Så fick Olivia Hemtjänst ordning på nyckelhanteringen

2022-01-03

4 min read

Spårbarhet och minskad administration är två stora fördelar med det digitala nyckelskåpet, Traka Touch, enligt Maria Segring, enhetschef på Olivia Hemtjänst i Åkersberga. Möjligheten att spåra vem som har en viss nyckel har gjort att personalen numera nästan alltid lämnar tillbaka nyckeln efter arbetspasset.

Olivia Hemtjänst, Åkersberga har cirka 130 kunder i Österåkers kommun och ett 70-tal medarbetare, fördelade på två daggrupper, två kvällsgrupper och två helggrupper samt vikarier. Den gröna gruppen servar kunder i närområdet och den blåa bilburna gruppen servar kunder i kommunens ytterområden, förutom skärgårdsöarna.

Traka Touch kan administreras via displayen eller genom att tanka över information från en dator till ett USB-minne. Det kan också nätverksanslutas.
– Jag lade in medarbetare och kunder när vi fick Traka Touch i april 2016 och vi är mycket nöjda med denna lösning, berättar Maria Segring. Jag fick en flygande start, tack vare hjälpen från ASSA ABLOYSs Trakaspecialist, Claes Hammar. Den löpande administrationen hjälps vi på kontoret åt med.

Hur hanterade ni nycklarna förut?

– Då hade vi ett nyckelskåp från en annan leverantör. Med- arbetarna knappade även då in en kod när de skulle hämta nycklar men måste kvittera hämtning och återlämning på
en pappersblankett. Det var tidsödande men nu loggas allt automatiskt. Det hände också att nycklar kom bort. Då måste kunden byta lås, vilket vi fick betala. Även nu kan nycklar

förstås komma på drift. Men tack vare Traka Touch vet vi vem som senast hämtat nycklarna och när eftersom vi kan söka på varje enskild kund. Så ”nyckeldisciplinen” har blivit bättre nu.

Vilka andra problem hade ni tidigare?

– Ibland glömde medarbetare att signera nyckelloggen och ibland var det svårt att tyda vem som hade nyckeln, säger Maria Segring. Om till exempel en vikarie varit hos en kund på vid lunchtid och någon annan ska dit på morgonen nästa dag blev det problem om man inte visste vem som hade nyckeln. Det slipper vi nu. Tack vare Traka Touch spar vi cirka 1-2 timmar varje dag. Den tiden kan vi istället lägga på att kvalitetssäkra verksamheten då vi slipper leta samt ringa och spåra var eventuella nycklar kan vara.

Har ni nycklar till alla kunder?

– Till ungefär sju av tio har vi det, berättar Elin Kraft. Hon är undersköterska på Olivia Hemtjänst och ute hos kunderna dagligen. Även om vi har nyckel ringer vi ändå alltid på dörren innan vi går in med nyckel till kunden. Blir vi mer än 15 minu- ter sena ringer vi till kunden. Att vi numera har stenkoll på alla nycklar innebär även en stor trygghet för kunden.

Varför är det viktigt att även kunna spåra bil- och cykelnycklar?

I skåpen finns även Olivia Hemtjänsts bil- och cykelnycklar.
– En borttappad bilnyckel innebär en relativt stor kostnad, framhåller Maria Segring. Det är också bra att veta vem som använt bilen om något händer, som t ex bilskada. Vi kan dessutom snabbt spåra en borttappad eller kvarglömd cykel.

Cirka 100 av de 130 kunderna har trygghetslarm och måste då alltid lämna nyckeln till hemtjänsten.
– För larmkunder har vi dubbla nyckeluppsättningar i Trakaskåpen, berättar Maria Segring. Det är nödvändigt eftersom den vanliga nyckeln används dagligen. Larmnycklarna har röd bricka och används endast
vid larm, de vanliga nycklarna gröna i gröna gruppens skåp och blåa i bilgruppens skåp. Detta för att det ska vara enklare för medarbetarna att veta vilken nyckel hör till var.

Varför valde ni Traka Touch?

– Vi tittade på olika alternativ och jag tog också hjälp av vår IT-avdelning, säger Maria Segring. Att valet föll på Traka Touch berodde främst på att det, till skillnad från andra skåp, inte kräver Internetanslutning utan fung- erar off line. Det räcker för oss i nuläget.

Är Traka Touch lättanvänt?

– Det är både lättanvänt och säkert, tycker både jag och mina kollegor ute på fältet, framhåller Elin Kraft. Vi loggar in med våra id-kort och kod och det går bara inte att göra fel. Hängs en nyckel på fel plats larmar skåpet och blinkar rött och den rätta positionen grönt. Det spar mycket tid för oss.

Använder ni möjligheten att låsa nyckelpositionerna?

– Inom hemtjänsten måste alla ha tillgång till samtliga nycklar och vi därför kan vi inte ha låsta positioner, menar Maria Segring. Rekommenderar du Traka Touch till andra utförare inom hemtjänsten? – Det gör jag definitivt och Olivia Hemtjänst har redan beställt flera skåp till fyra av våra andra kontor i Stockholm.

Fakta om Traka Touch

Traka Touch registrerar automatiskt vilka nycklar som avlägsnas och lämnas tillbaka, av vem och vilken tid på dygnet. Traka Touch behöver ingen extern mjukvara och nätverksåtkomst för att fungera, utan kan användas direkt utan speciell installation eller inställning.

Traka Touch skåpen öppnas säkert via personlig PIN-kod eller via läsare med passerkort. Om skåpen ansluts via nätverk till programvaran Traka WEB kan även integration ske till andra passersystem som exempelvis ARX.

Traka skåpen finns i olika storlekar från Mini med 20 nyckel- positioner, till Standard med 60 och Large med 180. Skåpen kan sedan kopplas samman så upp till 740 nyckelpositioner kan hanteras från en och samma skärm och läsare.

Man kan välja om nycklarna ska ha låsta positioner eller inte. Det innebär att en person som har tillåtelse att öppna skåpet, endast har tillgång till de nycklar som administratören gett behörighet till. Om personen skulle försöka att hämta ut en nyckel som han eller hon inte har behörighet till, markeras det i loggfilen och administratören underrättas.

Nyckelskåpen levereras med dörr av stark klar polykarbonat eller massivt stål. Skåpstommen är tillverkad av svart Zintec-stål.

Egenskaper

7” pekskärm
Inbyggd Windows CE dator med SQL-databas
250000 loggar
USB-port för import/export av rapporter eller databaser
Automatisk säkerhetskopiering av data till flyttbara SD-kort
Inbyggt backup-batteri för att förhindra förlust av data genom längre strömavbrott

Äldreomsorg

Relaterade produkter

Nyckelhantering och nyckelskåp
Oavsett om ni hanterar fordon, fastigheter eller maskiner så kan nyckelkontroll vara ett bekymmer. Våra smarta nyckelskåp erbjuder tydlighet och ansvarighet och kan anpassas efter era behov.
Se mer inom kategorin